Pracodawca może zatrudniać obywateli Ukrainy przybyłych po 24 lutego 2022 r. oraz inne osoby legalnie przebywające w Polsce na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Powiadomienie składa pracodawca lub jego pełnomocnik do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania, za pomocą systemu teleinformatycznego praca.gov.pl, w terminie 7 dni od podjęcia pracy przez cudzoziemca. Prawo do wykonywania pracy uzależnione jest łącznie od legalności pobytu, dokonania powiadomienia w terminie oraz od zachowania wymiaru czasu pracy i wynagrodzenia nie niższego niż określone w powiadomieniu, przy jednoczesnym stosowaniu przepisów o minimalnym wynagrodzeniu, gdy mają one zastosowanie.
Specjalna ustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy gwarantuje legalność pobytu obywatelom Ukrainy i ich małżonkom, którzy przybyli po rozpoczęciu rosyjskiej inwazji. Zmiany wprowadzone ustawą opublikowaną w Dz.U. 2024 poz. 854 obowiązują od 1 lipca 2024 r. i dotyczą m.in. przedłużenia legalizacji pobytu, skrócenia terminu na przesłanie powiadomienia oraz wskazania okoliczności obligujących do złożenia kolejnego powiadomienia.
Legalizacja pobytu została przedłużona do dnia 30 września 2025 r., a termin na przesłanie powiadomienia przez pracodawcę skrócono z 14 do 7 dni. Kolejne powiadomienie należy złożyć w przypadkach zmiany rodzaju umowy, stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, zmniejszenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin oraz obniżenia miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia określonej w uprzednim powiadomieniu. W powiadomieniu wymaga się teraz wskazania co najmniej minimalnego wynagrodzenia lub minimalnej stawki godzinowej.
Od 1 lipca 2024 r. obowiązuje minimalne wynagrodzenie w wysokości 4 300 zł brutto miesięcznie oraz minimalna stawka godzinowa 28,10 zł brutto za godzinę. Przepisy należy stosować zgodnie z treścią ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U.2024.167 ze zmianami), a pracodawcy powinni dostosować praktyki kadrowe do nowych terminów i wymogów dotyczących wynagrodzeń.