Osoby ubiegające się o zwrot kosztów zakwaterowania muszą spełniać określone warunki zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia. Wymagane jest, aby podjęły zatrudnienie lub inną pracę zawodową, staż lub przygotowanie zawodowe poza miejscem zamieszkania, z czasem dojazdu przekraczającym 3 godziny dziennie. Niezbędne jest również mieszkanie w hotelu lub wynajętym mieszkaniu w pobliżu miejsca pracy oraz osiąganie wynagrodzenia nieprzekraczającego 200% minimalnego wynagrodzenia brutto.
W celu uzyskania zwrotu kosztów zakwaterowania, należy złożyć wniosek w powiatowym urzędzie pracy. Refundacja przysługuje maksymalnie przez 12 miesięcy lub przez czas trwania stażu lub przygotowania zawodowego. PUP informuje wnioskodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku na piśmie.
Refundacja dokonywana jest na podstawie przedstawionych dokumentów i może być przekazywana na konto osobiste lub odbierana osobiście. Warunki refundacji zależą od sytuacji finansowej PUP oraz rzeczywiście poniesionych kosztów.